Migrar de una hoja de cálculo a un software de fichaje, sin romper nada
Cambiar de herramienta da miedo: perder el historial, afectar al equipo, incumplir una obligación legal. Aquí están los pasos concretos para pasar de una hoja de cálculo a un software de fichaje de forma limpia, en el orden correcto.
Empieza tu migración gratisHaz inventario de lo que ya tienes
Antes de configurar nada, haz una lista de tus empleados, sus tipos de contrato actuales (horario fijo, flexible, por días) y tus servicios o equipos. Saber exactamente qué hay que recrear evita idas y vueltas una vez empezada la configuración.
Crea tus servicios y plantillas de contrato antes de invitar a nadie
Un asistente de configuración guiado permite crear primero los servicios, y después las plantillas de contrato, antes de que los empleados empiecen a fichar — preparar esta estructura de antemano evita tener que reajustarlo todo una vez registrados los primeros fichajes.
Informa a tus empleados antes del cambio
En Francia, la CNIL exige informar a los empleados antes de poner en marcha cualquier sistema de fichaje — cambiar de herramienta sigue la misma regla, aunque ya existiera un sistema antes.
Conserva el historial de la hoja de cálculo anterior, no lo elimines
Según la CNIL, la conservación de los datos de fichaje usados para el control del tiempo de trabajo suele estar limitada a 5 años. Guarda una copia de la hoja de cálculo anterior para el periodo correspondiente en vez de eliminarla en el cambio.
Elige una fecha de cambio clara
En vez de mantener ambos sistemas en paralelo durante semanas — una fuente habitual de confusión sobre qué dato es el válido — fija una fecha precisa a partir de la cual solo cuenta la nueva herramienta, comunicada de antemano a todo el equipo.
Revisa los primeros días antes de abandonar el sistema anterior
Los primeros fichajes merecen una revisión manual rápida (comparándolos con los horarios previstos) para detectar un error de configuración antes de que se acumule durante varias semanas.
Forma a los responsables para validar diferencias, no para introducir horas
Un fichaje automatizado cambia el papel del responsable: ya no rellena las horas a mano, valida las diferencias detectadas automáticamente (retrasos, horas extra). Explicar este cambio de papel de antemano evita sorpresas desagradables.
Preguntas sobre la migración
¿Se pierde el historial al cambiar de herramienta?
No, si conservas una copia de la hoja de cálculo o sistema anterior — la nueva herramienta simplemente empieza su propio historial desde la fecha de cambio, sin borrar lo que existía antes.
¿Hay que fichar en ambos sistemas a la vez durante la transición?
No es necesario y suele generar confusión sobre qué dato es el válido. Basta con una fecha de cambio clara y una revisión cercana los primeros días.
¿Cuánto tarda una migración para un equipo pequeño?
Normalmente unas horas para la configuración (servicios, contratos, cuentas de empleados), seguidas de unos días de observación en vez de varias semanas.